Een personeelslid kan alleen vastbenoemd worden in een vacante betrekking. Vacantverklaringen zijn dus essentieel. Voor 15 november worden die meegedeeld door het schoolbestuur zodat personeelsleden kunnen kandideren. In principe moet het schoolbestuur volgens de personeelssituatie op 15 oktober vacant verklaren. Al gelden een paar uitzonderingen.
De vacantverklaring moet verplicht gebeuren en komt daarom in principe niet in aanmerking voor onderhandelingen. Het bestuur heeft geen keuze. Dat klopt voor alle onderwijsniveaus waarvoor er geen beleidsplan wordt opgesteld: basisonderwijs, secundair onderwijs, centra voor leerlingenbegeleiding en onderwijsinternaten. In de andere onderwijsniveaus, die werken met een beleidsplan, vervalt de verplichting om jaarlijks vacant te verklaren. Er gelden dus andere regels voor het deeltijds kunstonderwijs, het volwassenenonderwijs en de leersteuncentra.
Voor hen bestaat er geen absolute verplichting om alle vacante betrekkingen ‘open te verklaren’ omdat het beleidsplan een bepaalde richting kan uitgaan waardoor niet alle betrekkingen nog langer in die strategische beleidskeuze passen. Zo heeft het geen zin om een betrekking vacant te verklaren als het beleidsplan precies in dat ambt wil afbouwen. Daarom vervalt het automatisme van vacantverklaring, maar op die uitzondering bestaat weer een uitzondering. Komen de onderhandelingspartners niet tot een akkoord, dan moeten de vacante betrekkingen die al drie jaar voor het betrokken schooljaar vacant waren, toch meegedeeld worden. In alle andere gevallen beslist het schoolbestuur op basis van het beleidsplan jaarlijks welke vacante betrekkingen het meedeelt. Over de vacantverklaring op zich wordt niet onderhandeld, maar over het beleidsplan wel.
Onderhandelingen gaan steeds over de grondregels inzake het statuut van personeelsleden, zoals bijvoorbeeld de arbeidsduur of het beleidsplan. Over het beleidsplan wordt onderhandeld in het afzonderlijk bijzonder comité voor de academies van het deeltijds kunstonderwijs, voor de centra voor volwassenenonderwijs en voor de leersteuncentra. Daarnaast moet er ook overlegd worden over beslissingen die minder fundamenteel zijn. Er wordt niet onderhandeld of overlegd over beslissingen waarin het schoolbestuur geen keuze heeft of over individuele gevallen.
De onderhandelingen en het overleg vinden plaats in een afzonderlijk bijzonder comité. Op het niveau van de scholengemeenschap spreken we van een OCSG (Onderhandelingscomité van de Scholengemeenschap). Valt de scholengemeenschap samen met één schoolbestuur, dan blijft het bij een afzonderlijk bijzonder comité. De bevoegdheden van het OCSG verschillen van die van het afzonderlijk bijzonder comité. Alleen onderwerpen waarvoor de scholengemeenschap bevoegd is, komen aan bod op het OCSG op voorwaarde dat ze gevolgen hebben voor de arbeidsvoorwaarden van de scholengemeenschap zelf of de arbeidsvoorwaarden van het personeel van de deelnemende scholen. Volgens decretale bepalingen hebben de leden van het OCSG recht op inlichtingen over de evolutie van het leerlingenaantal in de scholen van de scholengemeenschap en de weerslag hiervan op de tewerkstelling, over personeelsverloop, de structuur van de scholen en het aantal tijdelijke personeelsleden.
De regels staan verspreid in wetten, decreten en de erbij horende uitvoeringsbesluiten, zoals de wet van 19 december 1974, het Koninklijk Besluit van 28 september 1984, het decreet rechtspositie voor personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de respectieve niveaudecreten.