Wanneer via een elektronisch kanaal persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen twee Vlaamse instanties (of tussen een Vlaamse instantie en een externe overheid), dan moeten de betrokkenen hiervoor een protocol afsluiten.
Schoolbesturen wisselen heel wat persoonsgegevens digitaal uit met andere Vlaamse instanties (o.m. AGODI, AHOVOKS, vervoersmaatschappij De Lijn,…) of externe overheden. Sinds 26 juni 2018 is het verplicht om voor de gegevensuitwisseling van persoonsgegevens een protocol af te sluiten (artikel 8 van het e-Gov decreet).
Een groot aantal schoolbesturen verleent een mandaat aan OVSG om in hun naam en voor hun rekening over het algemeen protocol te onderhandelen, het DPO-advies te verlenen en het te ondertekenen.
In het kader van de administratieve planlastverlaging sluit OVSG algemene protocollen conform de GDPR.
OVSG/OVSG+ kan enkel protocollen afsluiten voor de Vlaamse lokale besturen die aan OVSG/OVSG+ een mandaat verlenen om in hun naam en voor hun rekening over het algemeen protocol te onderhandelen, het DPO-advies te verlenen en het te ondertekenen.