Fietsleasing voor onderwijspersoneel

Het besluit regelt onder welke voorwaarden een personeelslid de eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk kan omzetten in een budget voor fietsleasing. Door het derdebetalersysteem zorgen de agentschappen (AgODi en AHOVOKS) voor de uitbetaling van de eindejaarstoelage maar het is de werkgever die bij een leasingmaatschappij een contract voor het leasen van fietsen afsluit. De werkgever betaalt aan die maatschappij de bedragen die nodig zijn voor het gebruik van een leasingfiets. Noch de agentschappen, noch een andere dienst van de Vlaamse overheid komen tussen in de administratieve afhandeling van het leasingcontract. Dit is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de werkgever.

• Als de leasingprijs lager is dan het fietsleasingbudget, wordt het saldo uitbetaald als toelage door AgODi of AHOVOKS. 
• Als de leasingprijs hoger is dan het fietsleasingbudget, wordt het nog benodigde budget door het bestuur aan het personeelslid gefactureerd. 

Deze administratieve afhandeling moet door het bestuur geregeld worden. De agentschappen komen hier niet in tussen. Ook zal het wel wat administratie vragen als personeelsleden bij verschillende schoolbesturen werken, om te weten waar de fietsleasing kan worden genomen. Die vraag en nog andere, zoals wie het voorschot op de fiets zal betalen, stelde OVSG in het protocol aan de overheid.

Het besluit treedt in werking op 1 september 2024, maar in de praktijk zal de fiets ten vroegste eind 2025 geleverd worden omdat aan een eindejaarstoelage altijd een verwijzingsperiode voorafgaat. Vast benoemde personeelsleden zullen ten vroegste op 1 januari 2025 een keuze kunnen maken, tijdelijken pas op 1 januari 2026. Tegen dan moet het arbeidsreglement aangepast worden, een overeenkomst met het personeelslid worden opgesteld en een contract met een leasemaatschappij worden afgesloten. OVSG zal dit voorzien in de modellen op de website.

Een model van een verklaring op eer vind je onderaan de pagina bij documenten. 

Wij bieden geen model van fietsleasepolicy aan omdat de inhoud hiervan vooral afhangt van de leasemaatschappij en wat je als bestuur onderhandeld hebt. Als je de policys van verschillende maatschappijen met elkaar vergelijkt, merk je grote overeenstemmingen. Zorg er vooral voor dat boetes niet ten laste van het schoolbestuur vallen.

Welke stappen moet het schoolbestuur volgen?

1. Beslissing door gemeenteraad of college van burgemeester en schepenen voor het principe dat een personeelslid de eindejaarspremie geheel of gedeeltelijk kan omzetten om een fiets te leasen.
   
   Vermits het al of niet opnemen van de eindejaarspremie onder de vorm van een fietsleasing een wijziging aan de rechtspositieregeling inhoudt, is principieel de gemeenteraad bevoegd tenzij die bevoegdheid gedelegeerd werd aan het college van burgemeester en schepenen. In deze beslissing kan de gemeenteraad meteen aangeven dat het college van burgemeester en schepenen belast is met de uitvoering van de fietslease, zodat het college van burgemeester en schepenen de overheidsopdracht uitschrijft.
   
   Het personeelslid heeft de volledige vrijheid om gebruik te maken van zijn keuzemogelijkheid.
   
   
2. Beslissing door gemeenteraad of college van burgemeester en schepenen voor ontwerpplan van fietsleasing.
   
   
3. Onderhandeling met de vakbonden over de modaliteiten.
   vb. minimum percentage van tewerkstelling in de school
   vb. al of geen tijdelijken, al of niet uitsluitend vast benoemd personeel
   vb. leasetermijn
   vb. aangeboden fietsen
   
   
4. Uitschrijven door het college van burgermeester en schepenen van de overheidsopdracht.
   
   Ofwel bestaat er een algemene delegatie, ofwel heeft de gemeenteraad specifiek in verband met de fietsleasing het college van burgemeester en schepenen belast met de overheidsopdracht. Is er geen delegatie dan blijft de gemeenteraad bevoegd.
   
   
5. Goedkeuren van de fietspolicy en wijziging aan het arbeidsreglement.
   
   In de fietspolicy worden de afspraken vastgelegd voor gebruik, onderhoud en beveiliging van de fiets en wat er gebeurt bij het voortijdig einde van de leaseovereenkomst.
   
   Gewoonlijk stellen leasemaatschappijen een fietspolicy voor aan het schoolbestuur, uiteraard rekening houdend met wat het schoolbestuur wenst.
   
   De policy wordt goedgekeurd op dezelfde manier zoals een arbeidsreglement. In veel gevallen vormt de fietspolicy een bijlage aan het arbeidsreglement. In het arbeidsreglement hoeft dan enkel een verwijzing naar de fietspolicy worden opgenomen.
   
   Als het schoolbestuur al fietslease aanbiedt voor het overig gemeentepersoneel, kan het zijn dat het algemene arbeidsreglement voor alle personeelsleden volstaat. Op die manier moet er niet specifiek een bepaling in het arbeidsreglement worden opgenomen, dat hangt af van de lokale situatie. 
   
   
6. Informeren van de personeelsleden.
   
   Het personeel moet weten dat fietslease mogelijk is en tegen wanneer het zijn keuze moet doorgeven om gebruik te maken van de fietslease.
   
   Het personeel moet ook weten wat de inhoud is van de fietspolicy.
   
   
7. Ophalen van intentieverklaringen en verklaring op eer.
   
   Het schoolbestuur haalt de intentieverklaringen van het personeel op en geeft die door aan AgODi. Er is geen rechtstreekse koppeling tussen AgODi en de leasemaatschappij, het bestuur moet zelf zorgen voor de koppeling van gegevens tussen personeel en leasemaatschappij. Het is aan te bevelen dat het bestuur de simulatie opvraagt van elk personeelslid om een duidelijk zicht te hebben op het beschikbare budget.
   
   Het personeelslid moet eveneens een verklaring op eer doen omtrent het gebruik van de fiets en over het feit of het loon beschikbaar is.
   
   
8. Mededeling aan AgODi / AHOVOKS.
   
   Uiterlijk 15 november meldt het bestuur via de API ​‘Voordeel/​fietslease’ AgODi of AHOVOKS voor haar personeelslid:

• Het flexbudget dat het personeelslid voor de fietsleasing heeft ingezet.
  
  Dit is te vinden op de intentieverklaring die het personeelslid voorafgaand aan het leasingjaar indiende bij het bestuur en aldaar bewaard of geregistreerd werd (AgODi/​AHOVOKS hoeft de verklaring zelf niet te ontvangen);

• De gevorderde leasekosten.
  
  De leasekosten zijn te vinden op de factuur/​facturen van de leasefirma. Meld de totale kosten die de firma je als bestuur vordert voor het huidige leasingjaar. Deze kunnen hoger liggen dan het flexbudget. Het is evenwel niet mogelijk om een bedrag groter dan het flexbudget te melden omdat AGODI/AHOVOKS op de beschikbare bruto eindejaarstoelage hoogstens inhoudt wat het personeelslid inzette. Zijn de werkelijke leasekosten hoger, beperk deze dan tot maximaal het flexbudget. Dit kan 0 euro zijn wanneer de bestelde leasefiets niet geleverd werd in het leasingjaar.

• De periode waarvoor de leasekosten worden gevorderd: begin- en einddatum.
  
  De begindatum is het moment waarop het personeelslid de leasefiets in ontvangst heeft genomen (eerste leasingjaar) of 1 januari in de daaropvolgende leasingjaren. De einddatum is 31 december indien het personeelslid de leasefiets een volledig leasingjaar ter beschikking heeft. Een eerdere einddatum is mogelijk wanneer het contract voordien een einde nam.
  
  Melding uiterlijk 15 november van het leasingjaar is belangrijk om zeker te zijn dat het flexbudget op de bruto eindejaarstoelage, die niet veel later wordt berekend, in mindering wordt gebracht.
  
  Schoolbesturen die in 2025 zijn gestart met fietslease, moeten uiterlijk op 15 november de gegevens van hun deelnemende personeelsleden doorgeven aan AgODi. Personeelsleden moeten de intentieverklaringen indienen bij de het schoolbestuur voor zij eindejaarstoelage beginnen te verwerven. Voor personeelsleden is dat daardoor uiterlijk 31 augustus voorafgaand aan het leasejaar. Het schoolbestuur bewaart deze gedateerde documenten en bezorgt ze uiterlijk op 15 november aan AgODi. Op de eerder ontvangen intentieverklaringen vinden personeelsleden dan het omgezet deel eindejaarstoelgate terug dat als flexbudget voor dat leasejaar te melden is.
  
  Dit gaat dus steeds over het voorbije leasejaar. Start je pas met fietslease in 2026? Dan geef je de gegevens pas door tegen 15 november 2026.