Een school, CVO of academie is een gemeentelijke dienst als een andere. Ze maakt deel uit van de stad of gemeente en is dus onderworpen aan alle gemeentelijke regels op het vlak van organisatiebeheersing, bevoegdheidsverdeling, financiën enz. Zelfs het onderwijzend en ander personeel is gemeentepersoneel, ook al valt het onder een ander statuut en betaalt de Vlaamse overheid de wedde. Hieronder geven we nog enkele aandachtspunten mee.
Soms bevat de onderwijsregelgeving afwijkingen die voorrang hebben. De bekendste is de aanstelling van personeel: dit blijft voorlopig een exclusieve bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen, samen met vaste benoeming, ontslag en afzetting van personeelsleden, het toekennen van een afwezigheid, een verlof, een terbeschikkingstelling, een affectatie, een zorgkrediet en een loopbaanonderbreking.
Wanneer de gemeente haar onderwijs onderbrengt in een afzonderlijke rechtspersoon, zoals een AGB of een ILOV (samen met andere gemeenten), zullen er eveneens (deels) afwijkende regelingen van toepassing zijn.
Daarnaast zijn de gemeentelijke regels verschillend voor een Vlaamse of een Brusselse gemeente, hoewel ze op sommige vlakken min of meer gelijklopen.
Net als een gemeentelijk zwembad, sportcomplex of cultureel centrum is een onderwijsinstelling door zijn specifieke werking op een andere locatie gehuisvest dan de andere gemeentelijke diensten. Los van de locatie moet elke gemeentelijke dienst zijn plaats krijgen in het organogram van de gemeente (of organigram in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, hierna BHG). Hieruit blijkt o.a. de organisatiestructuur en hiërarchische rolverdeling. De directeur van de onderwijsinstelling opereert onder de algemene leiding van de algemeen directeur (of gemeentesecretaris in het BHG) en eventueel nog onder een of meer andere leidinggevenden. Dat is ook van belang bij evaluatieprocedures.
Het is quasi onmogelijk om elke leidinggevende een zitje te geven in het managementteam (of directiecomité in het BHG), maar het is toch belangrijk om onderwijs, net als elke andere dienst, voldoende te betrekken bij de werking en het beleid, zeker met het oog op een geslaagd integraal lokaal beleid.
In tegenstelling tot de Brusselse gemeenten krijgen Vlaamse gemeenten op dit vlak veel vrijheid door de ruime delegatiemogelijkheden. Zowel gemeenteraad als college kunnen hun eigen bevoegdheden delegeren naar een lager echelon, bepaalde uitzonderingen niet te na gesproken. In veel gevallen is verdere delegatie mogelijk, zelfs tot op het niveau van een individueel personeelslid, bijvoorbeeld de directeur van een onderwijsinstelling. De mogelijkheden en voorwaarden moeten wel worden opgenomen in het organisatiebeheersingssysteem en de delegatie zelf moet uiteraard voorwerp zijn van een beslissing.
Verder kunnen de algemeen directeur en financieel directeur hun bevoegdheden delegeren, bijvoorbeeld naar de directeur van een onderwijsinstelling, ook hier via een uitdrukkelijke beslissing. Hier is geen subdelegatie mogelijk.
Dit betekent wel dat bevoegdheden in elke gemeente anders kunnen liggen, afhankelijk van de eigen organisatie- en beleidscultuur. Het is dan ook belangrijk om te weten welke regels en afspraken er in jouw gemeente gelden.
De onderwijsinstelling is onderworpen aan de gemeentelijke regels inzake planning en financieel beheer (boekhouding, meerjarenplan, rekeningen). De zogenaamde BBC-regels (beleids- en beheerscyclus) schrijven dit voor. Ze moet ook rekening houden met de wetgeving op de overheidsopdrachten. De spelregels voor de school zullen verder afhankelijk zijn van een aantal keuzes die de gemeente zelf maakt in het organisatiebeheersingssysteem:
Zo moeten alle geraamde inkomsten en uitgaven inzake de onderwijsexploitatie terug te vinden zijn in het meerjarenplan (of de begroting in het BHG), bijvoorbeeld ook de loonkost en de daar tegenoverstaande subsidie. Hetzelfde geldt voor de geplande investeringen, bijvoorbeeld in schoolmateriaal of infrastructuur. Het meerjarenplan bevat vanzelfsprekend ook het toekomstig beleid met een beleidsverklaring, overzicht van alle beleidsdoelstellingen en beschrijving van de prioritaire acties. Als er voor onderwijs een prioritaire actie nodig is, dan moet dit expliciet terug te vinden zijn in het meerjarenplan.
Voor Brusselse gemeenten geldt grosso modo hetzelfde voor de planning. Het financieel beheer ziet er iets anders uit.