Starten met bouwen
Dossiers op de wachtlijst kunnen makkelijk enkele jaren aanslepen. Zit er dan echt niets anders op dan zo lang te wachten vooraleer je kan bouwen? Dat hangt af van de procedure. Soms moet je eerst het principeakkoord afwachten vooraleer er stenen op elkaar gelegd kunnen worden. Bij andere procedures kan je al tijdens de wachtperiode bouwen, maar dit gaat gepaard met extra risico’s. En bij specifieke projectoproepen maakt het zelfs niet uit of er al een dossier op de wachtlijst staat of niet. Ga telkens goed na welke procedureregels van toepassing zijn. Wie stappen negeert of overslaat, kan het recht op subsidies verspelen.
Klassieke procedures
Bij de klassieke procedures (aankopen van bestaande gebouwen of het (ver-)bouwen met een aannemer) moet je wachten op het principeakkoord van AGION vooraleer je van start kan gaan. Het voordeel van deze procedures is de zekerheid. Alle contouren van het project zijn vooraf in het principeakkoord vastgelegd. Als bestuur ken je het vastgelegde subsidiebedrag dat jouw richting uitkomt. Het nadeel is de doorlooptijd.
Standaardprocedure
Bij de standaardprocedure zet je een aanvraag op de wachtlijst. Wanneer het einde van de wachtperiode in zicht komt, contacteren we jou om afspraken te maken om het dossier op de priorlijst te plaatsen. Je krijgt hiervoor van OVSG een notificatiebrief. Op dat moment dien je je dossier te actualiseren. Ook gaat AGION na welke stukken nog ontbreken in het dossier en welke er geüpdatet moeten worden. Als alle stukken binnen zijn, gaat de AGION-administratie na of het dossier aan alle vereisten voldoet. Het project wordt afgetoetst aan de fysische en de financiële normen en het subsidiebedrag wordt berekend. Uiteindelijk legt de administratie het dossier voor aan de Raad van Bestuur die het principeakkoord toekent.
Het principeakkoord (PA) wordt toegekend op basis van een aanbestedingsklaar dossier of een offerteaanvraag (kleine werken). AGION bevestigt de ontvangst. Nu kande opdracht gepubliceerd worden op zoek naar een aannemer. Binnen het jaar na PA wordt er een gunningsdossier ingediend bij AGION. Zodra AGION de ontvangst van het gunningsdossier bevestigd heeft, kan je de opdracht gunnen aan de aannemer. Opgelet, want sneller gunnen betekent verlies van de subsidies.
De subsidies worden uitbetaald al naar gelang de werken vorderen. Is het maximale subsidieerbare bedrag (102% van het bedrag dat in het principeakkoord werd vastgelegd) uitbetaald en/of zijn alle werken voltooid? Dan moet alleen nog de eindafrekening ingediend worden.
Aankoopprocedure
De aankoopprocedure verloopt grotendeels hetzelfde als de standaardprocedure. Naast de controle van de fysische en financiële normen zal AGION bij deze procedure ook de schatting opvragen bij de Dienst Vastgoedtransacties van het beleidsdomein Financiën en Begroting. Zodra je de toekenning van het principeakkoord door de Raad van Bestuur ontvangen hebt, kan je het gebouw aankopen. Als de akte verleden is, kan je aan de hand van de aankoopakte en een onkostennota van de notaris de uitbetaling van de toegezegde subsidies opvragen.
Als er nog werken na aankoop nodig zijn om het gebouw aan te passen voor het gebruik voor onderwijs, zullen deze verder behandeld worden volgens de standaardprocedure. De aankoopprijs en de werken na aankoop worden samengeteld om te toetsen of het project binnen de financiële norm valt.
Nieuwe procedures
Omdat de wachttijden steeds verder opliepen, besloot men twee procedure te voorzien waarmee men nog voor het principeakkoord zijn project kon uitvoeren: de promotiebouw en de prefinanciering.
Promotiebouw
Bij de promotiebouwprocedure duidt het schoolbestuur een promotor/aannemer aan die instaat voor de realisatie van een nieuwbouw (dus geen verbouwingswerken). Het schoolbestuur kan de promotor ook vragen om het ontwerp op zich te nemen. Hetzelfde geldt voor de financiering van het project: men kan die mee in de opdracht van de promotor steken, maar dat hoeft niet. Achteraf koopt het schoolbestuur het gebouw over van de promotor. Het is die aankoop die door AGION wordt gesubsidieerd.
Ook hier begint alles met het indienen van een aanvraag op de wachtlijst. Het is mogelijk om een dossier dat eerder via de standaardprocedure was ingediend tijdens de wachtperiode om te vormen tot een promotiebouwdossier. Je moet hiervoor expliciet toestemming vragen bij AGION. Zonder deze toestemming is er geen subsidiëring mogelijk. Andersom wil deze toestemming niet zeggen dat AGION op dat moment al een subsidiebelofte doet. Die subsidietoezegging gebeurt immers pas bij het principeakkoord. Zodra het schoolbestuur die op zak heeft, mag men de promotieopdracht aanbesteden en (laten) realiseren.
Tijdens de werken loopt de wachttermijn voor subsidies gewoon verder. Daarbij zijn er twee mogelijkheden. Ofwel is het gebouw al klaar (en in gebruik) voordat de wachttermijn doorlopen is, ofwel zijn de werkzaamheden nog bezig op het moment waarop het subsidiedossier aan bod zou kunnen komen. De promotiebouw maakt het mogelijk om sneller te bouwen, maar betekent niet dat men sneller aan bod komt voor subsidies. Het schoolbestuur kan het gebouw al kopen, maar het is ook mogelijk dat men in afwachting bijvoorbeeld huurt. De timing van aankoop en principeakkoord kunnen dan op elkaar afgestemd worden. In het tweede geval blijft het dossier iets langer op de wachtlijst staan tot het gebouw af en is en de aankoop kan gebeuren.
Zodra het dossier op de prioriteitenlijst is opgenomen, vraagt AGION het aankoopdossier op. De prijs die in het contract met de promotor is afgesproken, is daarbij de vertrekbasis om de subsidie te berekenen. Vervolgens zal AGION de normen controleren, waarbij de datum van het principeakkoord als referentiedatum geldt. Dit betekent dat voor de fysische norm gekeken wordt naar de leerlingenaantallen die op dat moment in aanmerking worden genomen. Het schoolgebouw is immers voorzien op een bepaald aantal leerlingen. Telt de school uiteindelijk minder leerlingen dan heeft dat effect op de fysische norm, zodat ook het subsidiebedrag lager kan liggen dan voorzien.
Hetzelfde geldt voor de financiële norm. De prijs van het gebouw is bepaald in het contract met de promotor of aannemer. De financiële norm is die van het moment van het principeakkoord die maandelijks wordt geïndexeerd. Omdat de promotiebouw een variant is op de aankoopprocedure zal AGION ook een schatting aanvragen.
Prefinanciering
De prefinanciering grijpt terug naar de standaardprocedure. In tegenstelling tot de promotiebouw is hier een minimumdrempel (enkel dossiers van minimaal € 125.000 excl. BTW geïndexeerd). De prefinanciering kan ook ingezet worden voor renovatiedossiers, terwijl promotiebouw enkel bij nieuwbouw kan.
Om van deze procedure gebruik te kunnen maken, is voorafgaandelijk instemming nodig. Daarna mag men het project aanbesteden. Nadat AGION op de hoogte werd gebracht van de toewijzing, mogen de werken van start gaan. Ook na oplevering van de werken brengt men AGION op de hoogte. Nadat het project op de prioriteitenlijst is opgenomen, zal AGION op basis van het gunningsdossier het principeakkoord opmaken. Het schoolbestuur bezorgt samen met het aanvraagformulier en het gunningsdossier ook de eindafrekening aan AGION. Net zoals bij de promotiebouw wordt de fysische norm toegepast zoals die geldt op het moment van het principeakkoord. Ditzelfde risico is hier dus van toepassing. De uitbetaling gebeurt op basis van de eindafrekening, de financiële norm werd eerder vastgeklikt bij opening offertes / bij gunning.
Projectoproepen
De afgelopen jaren ontwikkelde de overheid een reeks van bijkomende subsidiekanalen om tegemoet te komen aan nieuwe of specifieke behoeften. Deze middelen worden via specifieke projectoproepen verdeeld. Het maakt daarbij niet uit of het project geheel of gedeeltelijk op de wachtlijst is opgenomen.
Heb je een vraag?
