Problemen met inloggen?
Stuur een mailtje naar communicatie@ovsg.be
(Vermeld duidelijk over welk platform het gaat.)

 

OVSG zoekt een facility manager voor Huis Madou

OVSG zoekt een

leidinggevende logistiek en facility management

Als leidinggevende logistiek/facility heb je een dubbele verantwoordelijkheid:

  • de logistieke ondersteuning van de interne en externe klanten van OVSG
  • het kwaliteitsvol beheer van de kantoren op drie verdiepingen van het recent aangekocht en volledig gerenoveerd kantoorgebouw (Huis Madou).

Je rapporteert aan de directeur organisatie van OVSG.

Verantwoordelijkheden

Je stuurt het team aankoop / logistiek van OVSG aan en zorgt voor de dagelijkse opvolging van de lopende processen en de verdere optimalisatie. Binnen die opdracht draag je ook de verantwoordelijkheid voor het facilitair management van de gerenoveerde en nieuw ingericht kantoren van de organisatie.

Taken

De organisatiegebonden taken

Dagelijkse leiding van het team Logistiek en aankoop

  • Je bent verantwoordelijk voor de goede gang van zaken en het dagelijks beheer binnen het team logistiek.
  • Je organiseert en bewaakt de correcte uitvoering van de functionerings- en evaluatiecyclus voor het personeel van de dienst.
  • Je zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming naar de eigen medewerkers en naar de directeur organisatie.
  • Je bevordert de samenwerking met en informatiedoorstroming naar de andere afdelingen en diensten van de organisatie.

Ondersteuning van interne klanten

  • Je bent met jouw dienst verantwoordelijk voor de organisatie van interne en externe evenementen zoals personeelsfeesten, algemene vergadering, persconferentie....
  • Je verzorgt interne en externe zaalreservaties en catering voor vergaderingen.
  • Je hebt de eindverantwoordelijkheid voor de balie en centrale telefonische dienstverlening.
  • Je zorgt met jouw dienst voor het beheer van economaat, postverwerking, stockbeheer van kantoormateriaal en andere verbruiksmaterialen en van het archief.
  • in regelmatig overleg evalueer je de interne processen/afspraken en stuur je bij i.f.v. een betere dienstverlening.

Verantwoordelijkheid voor de aankoopdienst

  • Je zorgt met jouw team voor aanvragen van offertes, plaatsing van bestelling en goedkeuring van aanvragen en facturen, de controle van de leveringen. Je beheert het centraal digitaal aankoopsysteem.
  • Je overlegt regelmatig met de financiele dienst om voor een goede opvolging van de jaarbudgetten en levert kostenramingen aan ter voorbereiding van de jaarlijkse begroting.
De facility management taken
  • Je onderhandelt met dienstverleners over contracten schoonmaak, HVAC, technisch onderhoud, groen. Je stuurt de centrale aankopen aan en bent de eindverantwoordelijke voor het opvolgen van de contracten.
  • Je treedt op als de contactpersoon voor de syndicus.
  • Je beheert de inventaris van de drie verdiepingen in Huis Madou voor roerende en onroerende goederen.
  • Je volgt technische defecten op, stuurt interne/externe onderhoudsdiensten aan en rapporteert hierover. Je organiseert pro-actief onderhoud.
  • Je volgt de installatie van nieuwe onderdelen op (bv. plaatsing zonneluifels of -wering, vervanging stookketels).
  • Je werkt nauw samen met de preventieadviseur.
  • Je beheert de documenten, plannen, as-built dossiers van het Madou-gebouw, van de renovatie en de inrichting.
  • Je rapporteert over bezetting en gebruik van zalen en kantoorruimten in het “Huis Madou”.
  • Je bent buiten de kantooruren het eerste aanspreekpunt in geval van logistieke problemen.

Vereiste kennis, werkervaring en opleiding

Kennis en ervaring

  • Relevante ervaring in facility management is een pluspunt.
  • Ervaring in een leidinggevende functie.
  • Kennis van de wet op overheidsopdrachten is een voordeel.
  • Technische kennis is een voordeel.

Opleiding

Bachelor diploma is minimaal vereist.

Dienstverband / Arbeidsvoorwaarden

Een voltijdse tewerkstelling betekent een prestatie van 36 uur per week. Wekelijks wordt een extraprestatie geleverd van 2 uur die aanleiding geeft tot één dag inhaalrust per maand. Het woon-werkverkeer wordt integraal terugbetaald. Er is een vergoeding voorzien voor functiegebonden kosten en verplaatsingskosten. De werkplek is gelegen in hartje Brussel, Bischoffsheimlaan 1-8, 1000 Brussel. De leidinggevende logistiek / facility management wordt aangesteld

  • Ofwel op basis van een verlof wegens (bijzondere) opdracht (detachering) vanuit een ambt waarin hij in het onderwijs vast benoemd is;
  • Ofwel op basis van een arbeidsovereenkomst.

Het statuut waarin de functie wordt uitgevoerd bepaalt deels de arbeidsvoorwaarden. Heb je interesse en wil je meer weten over de arbeidsvoorwaarden? Neem dan op werkdagen – behalve op maandag - contact op met Patrik Van Belle (02 506 41 55 of patrik.vanbelle@ovsg.be).

Eerstvolgende nascholingen

    Blijf op de hoogte

    e-zine voor stedelijk en gemeentelijk onderwijs